○五木村文書管理規程
平成18年6月30日
訓令第3号
目次
第1章 総則(第1条―第9条)
第2章 文書等の収受及び配布(第10条―第14条)
第3章 文書等の作成等(第15条―第26条)
第4章 文書等の整理、保存及び廃棄(第27条―第37条)
第5章 補則(第38条―第40条)
第1章 総則
(趣旨)
第1条 五木村(以下「村」という。)の文書等の管理に関しては、別に定めがある場合を除くほか、この規程の定めるところによる。
(1) 文書等 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。
(2) 公文書 文書等のうち村が処理すべき事務について、職務上作成するすべての文書をいう。
(3) 課 五木村課設置条例(昭和36年五木村条例第12号)第1条に規定する課及び五木村会計管理者の補助組織設置規則(平成7年五木村規則第13号)に規定する会計室をいう。
(4) 通信機器 次に掲げるものをいう。
ア ファクシミリ装置
イ 総務課長が指定するシステムで運用される電子メール又は電子掲示板の利用に係る送受信装置
(事案の決定)
第3条 事案の決定は、起案文書に当該事案の決定権者が署名し、若しくは押印する方式によるものとする。
2 前項の規定にかかわらず、秘密の取扱いを要する事案又は極めて軽易な事案については、起案文書によらないで事案の決定をすることができる。ただし、秘密の取扱い又は緊急の取扱いを要する事案の決定については、当該決定後にこの規程に規定する決定の手続を行わなければならない。
(文書等の取扱いの基本)
第4条 文書等は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が適正かつ能率的に行われるように処理し管理しなければならない。
(公文書の左横書き)
第5条 公文書は、左横書きとしなければならない。ただし、次に掲げるものは、縦書きとする。
(1) 法令及び例規の規定により様式を縦書きと定められたもの
(2) 他の官公署で様式を縦書きと定められたもの
(3) 表彰文その他村長が縦書きを適当と認めたもの
2 文書等の文例は、別に定める。
(文書主任等)
第6条 文書管理を適切に行うため、課に文書主任及び文書補助員を置く。
2 文書主任及び文書補助員は、課長が指名する職員をもって充てる。
3 文書主任は、上司の命を受け、その課内における次に掲げる事務に従事し、文書補助員は、文書主任の事務を補助する。
(1) 文書等の収受、配布、発送に関すること。
(2) 文書等の審査に関すること。
(3) 文書事務の処理促進に関すること。
(4) 文書等の整理、保存、利用及び廃棄に関すること。
(5) 文書等の管理に関する事務の指導及び改善に関すること。
(6) 前各号に掲げるもののほか文書事務に関し必要なこと。
(文書管理帳票)
第7条 文書等の管理に関する帳票は、次のとおりとする。
(1) 収発簿(様式第1号)
(2) 金券書留等文書収受簿(様式第2号)
(3) 文書目録(様式第3号)
(1) 法規文、公示文及び令達文 村名を冠し、その種類ごとにそれぞれ名称及び追次番号を付ける。
(2) 通達文及び往復文 「五」字の次に別表に掲げる記号を付し、収発簿に記載し、その追次番号を付ける。
2 文書等の番号は、毎年4月1日に始まり、翌年3月31日に終わるものとする。ただし、法規文、公示文、訓令及び議案文の番号は、毎年1月1日に始まり12月31日に終わるものとする。
3 前項の場合において、番号は、その事件の完結するまで同一番号を使用し、往復の回数に従い順次枝番号を付けるものとする。
(公文書の発信者名)
第9条 決定された事案を施行する場合において、庁外に発信する文書の発信者は、村長名を用いる。ただし、法令等の規定又は文書の性質若しくは内容により特に必要がある場合は、副村長名、会計管理者名又は村名を用いることができる。
2 前項に規定する場合において、特に軽易な往復文書、庁内文書等の発信者は、課長名を用いることができる。この場合において、庁内文書の発信者は、職名のみを用い、その氏名を省略することができる。
第2章 文書等の収受及び配付
(文書等の取扱い)
第10条 村に到達した文書等(庁外の事務所に直接到達した文書を除く。)は、総務課長が収受するものとする。
2 総務課長は、配付先が不明確なものを除き、開封しないで次に定める手続により処理するものとする。
(2) 書留文書、親展文書、電報、小荷物等で文書配付棚により配付することが適当でない文書(第3号に掲げるものを除く。)並びに現金、金券及び有価証券等 金券書留等文書収受簿に必要事項を記載して関係課に配付し、課の文書主任の受領印及び現金等については出納員の受領印を徴するものとする。
(3) 異議申立書、訴状等でその到達日時が権利の効力に関係する文書 開封し、文書の余白に到達日時を記入して、記入者が押印し、封筒を添付して関係課に配付する。
3 総務課長は、文書が2以上の課に関連するものであるときは、その関係の最も深い課に配付しなければならない。
4 文書主任は、配付を受けた文書がその主務に属さないときは、直ちに、理由を付して総務課に返付しなければならない。
5 第2項の規定により文書の配付を受けた文書主任又は文書補助員は、配付を受けた文書を関係課長に配付するものとする。
2 前項の場合において、通信回線に接続した送受信装置への着信の確認は、定時に行うものとする。
3 前項の処理において、着信した電磁的記録の内容は速やかに出力し、紙に記録するものとする。
4 前2項の場合において、電子メールの利用に係る送受信装置に着信した電磁的記録については、主管課長が簡易な取扱いができるものと認める場合は、これらの規定による処理を省略することができる。
(文書の供覧)
第12条 文書主任又は文書補助員は、前2条の規定により配付を受けた文書を直ちに課長の閲覧に供さなければならない。
(処理方法)
第13条 課長は、閲覧した文書について自ら処理するものを除き、処理方針を示して主管担当者に交付しなければならない。ただし、重要な文書又は上司の指示を受けて処理することが適当と認められる文書は、上司の閲覧又は指示を受けた後に交付しなければならない。
2 主管担当者は、前項の規定により文書の交付を受けたときは、速やかに起案その他必要な措置をとらなければならない。
第3章 文書等の作成等
(起案)
第15条 文書の起案は、起案用紙(様式第4号)を用い、次により作成しなければならない。ただし、定例のもので一定の用紙で処理できるもの又は軽易な文書で処理案を余白に朱記して処理できるものは、この限りでない。
(1) 文書に用いる漢字、仮名遣い及び送り仮名は、それぞれ常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)によること。
(2) 起案者は、字句等を訂正したときは、訂正箇所に押印すること。
(3) 公文書の書式が定められているものは、これによること。
(4) 起案文書には、必要に応じて起案理由、事案の経過、関係法令、参考となる事項を書き、又は資料を添付すること。
2 文案は、内容のよくわかる標題を付け、平易簡明に作成しなければならない。
(決裁区分の表示等)
第16条 起案した文書(以下「回議案」という。)には、起案年月日その他必要事項を記入するほか、五木村事務決裁規程(昭和49年五木村訓令第3号)の定めるところにより、次の各号に掲げる決裁区分に応じ、原議書の決裁区分欄に表示しなければならない。
(1) 村長の決裁を要するもの 「甲」
(2) 副村長限りで決裁するもの 「乙」
(3) 課長限りで決裁するもの 「丙」
2 前項の決裁区分の判定は、課長が行うものとする。
(回議、合議)
第17条 回議案は、関係職員に回議した後、課長が審査し、他課との合議の必要について判定しなければならない。
2 回議案は、必要により課長、課長補佐又は起案者若しくは課長が指示する者が持ち回り、決裁権者の決裁を受けなければならない。ただし、当事者以外の者に秘さなければならない文書として指定された秘密文書については、主幹以上の職員が自ら携行して決裁を受けなければならない。
3 前項ただし書の秘密文書の指定は、その主管課長が行うものとし、秘密文書については袋又は個別フォルダーに納めて「秘」の表示を朱書しなければならない。
4 回議案で他課に関係あるものは、課長の回議後に当該課に合議しなければならない。
(回議又は合議における訂正)
第18条 回議案の回議又は合議を受けた者がその記載事項のうち金額その他重要な事項を訂正するときは、訂正者は、訂正箇所に押印しなければならない。
2 訂正は、朱書して行うものとする。
(合議における調整)
第19条 前条の規定により合議を受けた課において訂正するときは、主管課と協議しなければならない。この場合において、協議が整わないときは、副村長の指示するところにより処理しなければならない。
(後閲)
第20条 急施を要する回議又は合議を受けた事項について代決した場合は、代決者は、回議案の代決者として押印した箇所の上部に「代」と朱書し、軽易なものを除いて更に「後閲」と記載しなければならない。
2 前項の規定により、「後閲」と記載した回議案は、上司の登庁後速やかに閲覧に供しなければならない。
(再回)
第21条 合議を受けた課において再度その結果を知る必要があるときは、原議書の当該課長欄に「要再回」と記載しなければならない。
(審査及び決裁日付印)
第22条 甲及び乙の回議案のうち次の各号に掲げるものについては、総務課に合議し、その審査を受けなければならない。
(1) 議案
(2) 条例、規則、告示、訓令等の法規案
(3) 契約書案
(4) その他重要又は異例に属する案
(1) 当事者以外に秘密とする必要があるもの
(2) 内部文及び文案が定型である契約書
4 決裁が終わった回議案は、主管課において決裁日付印を押さなければならない。
(番号の記入)
第23条 決裁を終わった回議案(以下「決裁文書」という。)には、第8条の規定により番号を記入しなければならない。
(浄書)
第24条 決裁文書で浄書を要する文書は、主管課において浄書及び照合しなければならない。
(公印の押印)
第25条 浄書した文書には、五木村公印規程(昭和38年訓令第1号)の定めるところにより公印を押さなければならない。ただし、儀式文等で公印を押すことが適当でないもの、内部文書及び軽易な文書については、この限りでない。
2 前項ただし書の場合において、内部文書及び軽易な文書については、当該文書に「(公印省略)」の記載をするものとする。
(発送文書の取扱い)
第26条 郵送又は逓送により発送する文書(以下「発送文書」という。)は、午後3時00分までに次の各号に定めるところにより総務課に回付しなければならない。
(1) 次号に掲げる発送文書以外の発送文書は、総務課備付けの文書発送箱に発送先があるものはそのまま、その他のものは主管課において、はがき又は封筒に発送先を明記し、封筒にあってはのりづけをし、密封して回付する。
(2) 小包は、主管課において包装し、発送先を明記して回付する。
2 前条ただし書に掲げる文書のうち緊急性を要し、かつ、公印を押印しない文書については、ファクシミリ及び電子メールにより伝送することができる。
3 第1項の規定にかかわらず、電報、秘密文書、本庁各課あての文書は、主管課において持参し、又は直接交付する必要のある文書及びファクシミリ及び電子メールにより伝送する文書は、主管課において発送の手続をとるものとする。
第4章 文書等の整理、保存及び廃棄
(文書等の整理)
第27条 文書等は、未完結(未処理及び未決を含む。以下同じ。)のものと完結したものとを区別して整理しておかなければならない。
2 完結した文書には、起案者が施行年月日を記入し、未完結の文書は、必要に応じ未完結の理由、処理の方針、処理経過等を記載した付せんを付し、担当者以外の者でも、当該文書の所在、処理状況等を常に知ることができるようにしておかなければならない。
3 課長及び文書主任は、その課における未完結文書について、随時これを調査し、その処理促進に努めなければならない。
(文書目録)
第28条 主管課長は、文書等のファイル名、次条第1項に定める文書分類体系、原本の主管課、保有期間、移管及び廃棄の年月その他総務課長が定める文書の管理上必要な事項を記録した文書目録を作成するものとする。
2 前項の文書目録は、毎年3月31日をもって作成するものとする。
3 主管課長は、作成した文書目録を1部総務課長へ提出するものとする。
4 文書目録は、一般の利用に供するため総務課の窓口に備え付けるものとする。
(分類の基準)
第29条 文書等の整理に当たっては、文書等の性質、内容、保存期間等に応じ系統的に仕分ける基準及び当該基準の記号(以下「文書分類体系」という。)及び文書分類体系により原本と非原本とに分けて定める保有期間(以下「リテンションスケジュール」という。)を設定するものとする。
2 文書分類体系は、原則として、大分類、中分類、小分類及び小々分類から成る階層構造によるものとする。
3 リテンションスケジュールは、前項に定める分類の最小単位ごとに定めるものとし、文書等の原本主管部署を明記するものとする。
(文書等の編さん)
第30条 文書等は、文書分類体系及び原本・非原本ごとに、原則として、綴じないで個別フォルダーに収納し、見出し山に大分類ごとに文書等の内容、文書等が作成された年月及び期間を記入した色ラベルを貼り、リテンションスケジュールに則した文書分類体系及び保存年限を表記するものとする。
2 前項の個別フォルダーの厚さは、1.5センチメートルを限度とし、紙数が多い場合は、分冊して収納するものとする。
3 個別フォルダーは、数冊まとめてファイリングボックスに収納し、ファイリングボックスの側面に文書分類体系及びファイル名を付けるものとする。
4 前3項の規定にかかわらず、個別フォルダー及びファイリングボックスに収納することが適当でないと認めるものは、簿冊として編さんすることができる。
5 前項の場合においては、当該簿冊の巻首に索引目次を付し、これに文書分類体系及び保存年限並びに名称を表記するものとする。
(キャビネット等への保管及び保存)
第31条 ファイリングボックス及び簿冊を保管又は保存する場合は、最も使用頻度の高いものを事務机に収納し、その他のものはキャビネット等共有什器へ収納するものとする。この場合において、共有什器には、収納物の内容を表記するものとする。
(事務室内における保管及び保存)
第32条 文書等の保管及び保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の措置を講ずるとともに、重要な文書等は、非常事態に際し、いつでも持ち出せるようあらかじめ準備しておくものとする。
2 文書等は、常に整理・整頓し、必要最小限度のコピーや両面コピー等により、文書量の軽減に努めなければならない。
3 机上で文書等を保管又は保存してはならない。
4 主管課長は、前項の規定により保管又は保存をするときは、あらかじめ、共有什器の設置箇所を定めておくものとする。
5 主管課長は、その所属する課の職員の数、文書等の発生量、事務室内の状況等により必要があると認めるときは、他の課長と協議して、当該他の課と共同の什器に文書等を保管又は保存することができる。
(保存期間の種別)
第33条 文書等の保存期間の種別は、次に掲げるとおりとする。
(1) 30年
(2) 10年
(3) 7年
(4) 5年
(5) 3年
(6) 1年
2 前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書等については法令等に定める期間により、時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書等については当該時効の期間を考慮して、その保存期間の種別を定めることができる。
3 第1項の規定にかかわらず、主管課長は、リテンションスケジュール表に定める保存期間を超えて保存する必要があると認める文書等については、総務課長の合議を得て、その必要な期間当該文書等を保存することができる。
5 文書等の保存期間は、その文書が発生した日又は完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。
(保存期間の基準)
第34条 文書等の保存期間は、法令等に定めるもののほか、当該文書等の効力、重要度、利用度、資料価値等を考慮して定めるものとする。
2 文書等の保存期間の基準は、次のとおりとする。
(1) 30年に属するもの
ア 村議会に関する文書等で議案、会議録等重要なもの
イ 基本構想に関するもの
ウ 条例、規則及び訓令等の村法規となるもの
エ 告示、公告に関するもの
オ 官庁及び県の諸令達、通知文等で将来例規となるもの
カ 組織、機構に関する文書等で重要なもの
キ 予算及び決算に関する文書等で重要なもの
ク 財産の取得、登記、処分、管理に関する文書等で重要なもの
ケ 村税等の評価、申告、賦課に関するもので重要なもの
コ 職員の履歴、任免・賞罰等に関するもの
サ 公印に関する文書等で重要なもの
シ 広報に関する文書等で重要なもの
ス 村が当事者となる訴訟に関する文書等で重要なもの
セ 公用、公共用施設の設計及び管理に関する文書等で重要なもの
ソ 表彰に関するもの
タ 建設工事に係る文書等のうち計画及び用地対策に関するもの
チ 村史の資料となるもの
ツ 原簿、台帳等で重要なもの
テ 村長、副村長、会計管理者等の事務引継に関するもの
(2) 10年に属するもの
ア 基本計画、実施計画に関するもの
イ 調査、統計に関する文書等で重要なもの
ウ 金銭出納に関する文書等で重要なもの
エ 会計証憑に関するもの
オ 村税の還付に関するもの
カ 職員の異動、給与、社会保険に関するもの
キ 許認可、申請、届出に関するもの
ク 請願、陳情等に関するもの
ケ 施設の新設工事、保守・補修工事に関するもので重要なもの
コ 交流、交際に関する文書等で重要なもの
サ 30年に属する文書であって、30年保存の必要はないが、10年保存する必要があるもの
(3) 7年に属するもの
ア 各種税の評価・報告・申請・申告・賦課・使用料・更生・決定・調定・収納・徴収・還付・証明に関するもの
イ 職員研修に関するもの
ウ 10年に属する文書であって、10年保存の必要はないが、7年保存する必要があるもの
(4) 5年に属するもの
ア 附属機関及び内部機関の会議に関するもの
イ 予算の要求に関するもの
ウ 補助金、負担金の交付及び寄付に関するもの
エ 村税等の更正、調定、収納及び証明に関するもの
オ 職員の福利厚生、共済、安全衛生、公務災害及び研修に関するもの
カ 契約に関するもの
キ 村民の年金、福祉、保健、医療及び環境に関するもの
ク 安全、防災に関するもの
ケ 祭り、イベントに関するもの
コ 通達、往復文に関するもの
サ 7年に属する文書であって、7年保存の必要はないが、5年保存する必要があるもの
(5) 3年に属するもの
ア 予算の執行及び管理に関するもの
イ 職員の服務に関するもの
ウ 5年に属する文書であって、5年保存の必要はないが、3年保存する必要があるもの
(6) 1年に属するもの
ア 軽易な照会、回答、往復文、願届出書及び内部文書に関するもの
イ 前各号に属しないもの
ウ 3年に属する文書であって、3年保存の必要はないが、1年保存する必要があるもの
(長期保存文書の引継ぎ)
第35条 主管課長は、前条第2項第1号に定める期間保存する文書のうち歴史的資料として保存価値等があるものは、当該保存期間が終了した後教育委員会教育課長へ引き継ぐものとする。
(主管課以外の職員への貸出し)
第36条 主管課の職員以外の職員が当該課において保管又は保存している文書等を借覧しようとするときは、当該課の課長の許可を受けなければならない。
2 借覧した文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、主管課長の許可を受けた場合は、この限りでない。
3 借覧した文書は、抜き取り、取り替え若しくは訂正又は他人に転貸してはならない。
4 文書主任は、文書等を利用させるときは、その利用について必要な事項を記録するなど、当該文書等の所在が明らかになるようにしておくものとする。
(保存文書の廃棄)
第37条 主管課長は、文書等が保存期間を満了したときは、当該文書等を廃棄するものとする。
2 主管課長は、保存期間が満了する日の前に文書等を廃棄しなければならない特別の必要が生じた場合においては、村長の決裁を得なければ、当該文書等を廃棄してはならない。この場合において、当該廃棄に係る決裁を得るときは、その特別の必要を明らかにするものとする。
3 前2項の規定により文書等を廃棄しようとするときは、主管課において廃棄目録を作成し、総務課長の合議を経て、主管課長の決裁を得たうえで廃棄するものとする。
4 秘密の取扱いを特に必要とする文書等については、焼却、裁断等の方法により廃棄するなど当該文書等の内容に応じた方法により廃棄しなければならない。
第5章 補則
(文書等の滅失等)
第38条 主管課長は、文書等を滅失し、又はき損したときは、その年月日、当該文書等の分類記号、件数、原因その他必要な事項を総務課長に通知するものとする。ただし、保存期間が1年及び1年未満の文書等については、この限りでない。
(勤務時間外の文書等の取扱い)
第39条 勤務時間外における文書の受領については、五木村当直者服務規程(平成18年訓令第1号)の定めるところによる。
(委任)
第40条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は別に定める。
附則
この規程は、平成18年6月30日から施行する。
附則(平成19年3月30日訓令第2号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
(収入役に関する経過措置)
2 地方自治法の一部を改正する法律(平成18年法律第53号)附則第3条第1項の規定により収入役が在職する場合においては、第3条の規定は適用せず、第3条の規定による改正前の五木村文書管理規程第2条、第9条及び第34条の規定は、なおその効力を有する。
附則(令和3年4月1日訓令第1号)
この規程は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和4年3月22日訓令第1号)
この規程は、令和4年4月1日から施行する。
別表(第8条関係)
主管課 | 記号 |
総務課 | 総 |
ダム対策課 | ダム |
保健福祉課 | 保 |
住民税務課 | 住 |
建設課 | 建 |
産業振興課 | 産 |
会計室 | 会 |
教育委員会 | 教 |
議会事務 | 議 |
監査委員 | 監 |
選挙管理委員会 | 選 |
農業委員会事務局 | 農委 |
固定資産評価審査委員会 | 固 |