2　前項の規定にかかわらず、秘密の取扱いを要する事案又は極めて軽易な事案については、起案文書によらないで事案の決定をすることができる。ただし、秘密の取扱い又は緊急の取扱いを要する事案の決定については、当該決定後にこの規程に規定する決定の手続を行わなければならない。

2　文書等の文例は、別に定める。

2　文書主任及び文書補助員は、課長が指名する職員をもって充てる。

3　文書主任は、上司の命を受け、その課内における次に掲げる事務に従事し、文書補助員は、文書主任の事務を補助する。

2　文書等の番号は、毎年4月1日に始まり、翌年3月31日に終わるものとする。ただし、法規文、公示文、訓令及び議案文の番号は、毎年1月1日に始まり12月31日に終わるものとする。

3　前項の場合において、番号は、その事件の完結するまで同一番号を使用し、往復の回数に従い順次枝番号を付けるものとする。

2　前項に規定する場合において、特に軽易な往復文書、庁内文書等の発信者は、課長名を用いることができる。この場合において、庁内文書の発信者は、職名のみを用い、その氏名を省略することができる。

2　総務課長は、配付先が不明確なものを除き、開封しないで次に定める手続により処理するものとする。

3　総務課長は、文書が2以上の課に関連するものであるときは、その関係の最も深い課に配付しなければならない。

4　文書主任は、配付を受けた文書がその主務に属さないときは、直ちに、理由を付して総務課に返付しなければならない。

5　第2項の規定により文書の配付を受けた文書主任又は文書補助員は、配付を受けた文書を関係課長に配付するものとする。

2　前項の場合において、通信回線に接続した送受信装置への着信の確認は、定時に行うものとする。

3　前項の処理において、着信した電磁的記録の内容は速やかに出力し、紙に記録するものとする。

4　前2項の場合において、電子メールの利用に係る送受信装置に着信した電磁的記録については、主管課長が簡易な取扱いができるものと認める場合は、これらの規定による処理を省略することができる。

2　主管担当者は、前項の規定により文書の交付を受けたときは、速やかに起案その他必要な措置をとらなければならない。

2　文案は、内容のよくわかる標題を付け、平易簡明に作成しなければならない。

2　前項の決裁区分の判定は、課長が行うものとする。

2　回議案は、必要により課長、課長補佐又は起案者若しくは課長が指示する者が持ち回り、決裁権者の決裁を受けなければならない。ただし、当事者以外の者に秘さなければならない文書として指定された秘密文書については、主幹以上の職員が自ら携行して決裁を受けなければならない。

3　前項ただし書の秘密文書の指定は、その主管課長が行うものとし、秘密文書については袋又は個別フォルダーに納めて「秘」の表示を朱書しなければならない。

4　回議案で他課に関係あるものは、課長の回議後に当該課に合議しなければならない。

2　訂正は、朱書して行うものとする。

2　前項の規定により、「後閲」と記載した回議案は、上司の登庁後速やかに閲覧に供しなければならない。

2　前項の審査は、次の各号に掲げる回議案については、行わない。

3　第1項の審査は、第15条に規定する事項その他必要な事項について行うものとする。

4　決裁が終わった回議案は、主管課において決裁日付印を押さなければならない。

2　前項ただし書の場合において、内部文書及び軽易な文書については、当該文書に「(公印省略)」の記載をするものとする。

2　前条ただし書に掲げる文書のうち緊急性を要し、かつ、公印を押印しない文書については、ファクシミリ及び電子メールにより伝送することができる。

3　第1項の規定にかかわらず、電報、秘密文書、本庁各課あての文書は、主管課において持参し、又は直接交付する必要のある文書及びファクシミリ及び電子メールにより伝送する文書は、主管課において発送の手続をとるものとする。

2　完結した文書には、起案者が施行年月日を記入し、未完結の文書は、必要に応じ未完結の理由、処理の方針、処理経過等を記載した付せんを付し、担当者以外の者でも、当該文書の所在、処理状況等を常に知ることができるようにしておかなければならない。

3　課長及び文書主任は、その課における未完結文書について、随時これを調査し、その処理促進に努めなければならない。

2　前項の文書目録は、毎年3月31日をもって作成するものとする。

3　主管課長は、作成した文書目録を1部総務課長へ提出するものとする。

4　文書目録は、一般の利用に供するため総務課の窓口に備え付けるものとする。

2　文書分類体系は、原則として、大分類、中分類、小分類及び小々分類から成る階層構造によるものとする。

3　リテンションスケジュールは、前項に定める分類の最小単位ごとに定めるものとし、文書等の原本主管部署を明記するものとする。

2　前項の個別フォルダーの厚さは、1.5センチメートルを限度とし、紙数が多い場合は、分冊して収納するものとする。

3　個別フォルダーは、数冊まとめてファイリングボックスに収納し、ファイリングボックスの側面に文書分類体系及びファイル名を付けるものとする。

4　前3項の規定にかかわらず、個別フォルダー及びファイリングボックスに収納することが適当でないと認めるものは、簿冊として編さんすることができる。

5　前項の場合においては、当該簿冊の巻首に索引目次を付し、これに文書分類体系及び保存年限並びに名称を表記するものとする。

2　文書等は、常に整理・整頓し、必要最小限度のコピーや両面コピー等により、文書量の軽減に努めなければならない。

3　机上で文書等を保管又は保存してはならない。

4　主管課長は、前項の規定により保管又は保存をするときは、あらかじめ、共有什器の設置箇所を定めておくものとする。

5　主管課長は、その所属する課の職員の数、文書等の発生量、事務室内の状況等により必要があると認めるときは、他の課長と協議して、当該他の課と共同の什器に文書等を保管又は保存することができる。

2　前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書等については法令等に定める期間により、時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書等については当該時効の期間を考慮して、その保存期間の種別を定めることができる。

3　第1項の規定にかかわらず、主管課長は、リテンションスケジュール表に定める保存期間を超えて保存する必要があると認める文書等については、総務課長の合議を得て、その必要な期間当該文書等を保存することができる。

4　第1項第1号に該当する文書等については、同号に定める期間保存した後さらに保存する必要があると認めるものは、引き続き同号に定める期間延長して保存することができる。

5　文書等の保存期間は、その文書が発生した日又は完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。

2　文書等の保存期間の基準は、次のとおりとする。

2　借覧した文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、主管課長の許可を受けた場合は、この限りでない。

3　借覧した文書は、抜き取り、取り替え若しくは訂正又は他人に転貸してはならない。

4　文書主任は、文書等を利用させるときは、その利用について必要な事項を記録するなど、当該文書等の所在が明らかになるようにしておくものとする。

2　主管課長は、保存期間が満了する日の前に文書等を廃棄しなければならない特別の必要が生じた場合においては、村長の決裁を得なければ、当該文書等を廃棄してはならない。この場合において、当該廃棄に係る決裁を得るときは、その特別の必要を明らかにするものとする。

3　前2項の規定により文書等を廃棄しようとするときは、主管課において廃棄目録を作成し、総務課長の合議を経て、主管課長の決裁を得たうえで廃棄するものとする。

4　秘密の取扱いを特に必要とする文書等については、焼却、裁断等の方法により廃棄するなど当該文書等の内容に応じた方法により廃棄しなければならない。

5　第1項及び第2項の規定により、文書等を廃棄した場合における当該文書等に係る文書目録に記録した事項は、当該文書等を廃棄する際に、文書目録から削除するものとする。

この規程は、平成18年6月30日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(収入役に関する経過措置)

2　地方自治法の一部を改正する法律(平成18年法律第53号)附則第3条第1項の規定により収入役が在職する場合においては、第3条の規定は適用せず、第3条の規定による改正前の五木村文書管理規程第2条、第9条及び第34条の規定は、なおその効力を有する。

この規程は、令和3年4月1日から施行する。

この規程は、令和4年4月1日から施行する。